Как оформить фирменный бланк организации

Как оформить фирменный бланк организации или предпринимателя, чтобы ваши официальные письма отражали вашу культуру деловой речи и четко пониматься получателями?

Взять бланк и разместить на нем реквизиты.

Изображение эмблемы организации или знака для товаров и услуг


Эмблема организации позволяет отличить организацию, а знак для товаров и услуг (торговый знак, торговая марка) позволяет отличить товары или услуги одних лиц от однородных товаров или услуг других лиц.

Размещаем:

  • в случае регистрации
  • при отсутствии Государственного герба
  • слева или сверху наименования организации
  • если сверху, то на продольном бланке по центру верхнего поля страницы, а на угловом — над серединой реквизита «Наименование организации»

 

Код организации


Код организации служит для минимизации ошибок при передачи наименования организации.

Размещаем:

  • согласно данным Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины
  • после реквизита «Справочные данные об организации»

 

Наименование организации


Полное наименование организации (обязательный реквизит) включает:

  • организационно-правовую форму и название организации согласно уставу (для юридических лиц)
  • фамилию, имя и отчество (для физических лиц-предпринимателей)

Полное наименование размещаем:

  • центрированным или флаговым способом
  • прописными (заглавными) буквами
  • отдельной строкой

Сокращенное наименование размещаем при желании:

  • ниже полного наименования
  • центрированным или флаговым способом
  • как правило, в скобках

Пример

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашкин дом»

(ООО «РД»)

Пишем сокращенно организационно-правовую форму и название согласно уставу. То есть неверно сокращенная организационно-правовая форма и полное название (например, ООО "Ромашкин дом") или, наоборот, полная организационно-правовая форма и сокращенное название (например, общество с ограниченной ответственностью "РД") 

Пример

Физическое лицо-предприниматель

Ромашкин Роман Олегович

 

Справочные данные об организации


Могут включать:

  • почтовый адрес
  • номера телефонов, факсов
  • номера счетов в банке
  • электронный почтовый адрес
  • веб-адрес страницы организации и т. д.

Почтовый адрес пишем в последовательности:

  • наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры
  • наименование населенного пункта, района, области
  • почтовый индекс
  • страна

Номер телефона пишем в международном формате, как правило, в последовательности (нормативов нет):

  • + (способ выхода на международную линию)
  • международный телефонный код страны (код Украины — 380)
  • пробел
  • код региона или мобильного оператора
  • пробел
  • абонентский номер

Пример

ул. Космическая, 1, оф. 1, г. Ирпень, Киево-Святошинский район, Киевская область, 08200, тел.: +380 4592 1 1111 (многоканальный), эл. почта: office@example.com, веб-сайт: www.example.com

Законы

 

Дата документа


Дата документа (обязательный реквизит) представляет дату его подписания или регистрации и служит для придания документу юридической силы.

Размещаем:

  • ниже наименования организации
  • центрированным или флаговым способом
  • ниже реквизита «Справочные данные об организации»
  • без отступа от границы левого поля
  • машинописным способом или от руки
  • в один ряд через точку
  • в последовательности: число, месяц, год или год, месяц, число (число и месяц парой арабских цифр, год — четырьмя арабскими цифрами)
  • с дополнением нуля перед числом или месяцем, если он содержит одну цифру
  • без слова «год» и его сокращенной формы «г.»

Пример

30.01.2015

Пример

2015.01.30

 

Регистрационный индекс документа


Регистрационный индекс документа (обязательный реквизит) представляет порядковый номер, который можно дополнить другими элементами  (например, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте или исполнителе).

Как правило, размещаем рядом с реквизитом «Дата документа».

 

Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ


Указывается только в ответных документах, чтобы не упоминать в тексте документа о регистрационном индексе и дате поступившего документа.

Как правило, размещаем ниже реквизита «Регистрационный индекс документа».

 

Адресат


Адресат — это получатель документа, который состоит из адресата и почтового адреса.

Адресатом может быть:

  • организация
  • руководитель организации
  • структурное подразделение организации
  • другое должностное лицо организации
  • физическое лицо

В случае адресации документа организации, мы всегда указываем только организацию или ее руководителя, и никогда не указываем структурное подразделение или другое должностное лицо, так как они часто уклоняются от ответа по существу, ссылаясь на отсутствие полномочий.

Адресат размещаем:

  • с отступом от границы левого поля 92 мм (в правом верхнем углу бланка письма)
  • с 1,5 межстрочным интервалом между составляющими частями реквизита (между адресатом и почтовым адресом)

Как указывается адресат

Если адресат организация, пишем наименование организации в именительном падеже.

Пример

ООО «Ромашка»

Если адресат руководитель организации, пишем в дательном падеже:

  • наименование должности руководителя, в состав которой входит наименование организации
  • фамилию и инициалы руководителя

Пример

Директору ООО «Ромашка»

Ромашкину Р.О.

Если адресат структурное подразделение организации, пишем в именительном падеже:

  • наименование организации
  • наименование структурного подразделения

Пример

ООО «Ромашка»

Юридический отдел

Если адресат другое должностное лицо организации, пишем:

  • наименование организации в именительном падеже
  • наименование должности должностного лица в дательном падеже
  • фамилию и инициалы должностного лица в дательном падеже

Пример

ООО «Ромашка»

Начальнику юридического отдела

Василькову О.Р.

Если адресатом является физическое лицо, указать полностью фамилия, имя и отчество в именительном падеже.

Пример

Ромашкин Роман Олегович

В случае адресации письма физическому лицу, мы всегда указываем его полное имя и отчество, и никогда не указываем инициалы, так как по одному почтовому адресу могут находиться несколько лиц с одинаковыми фамилиями и инициалами, которые смогут в дальнейшем оспорить получение письма.

Если адресатов несколько

Если адресатов несколько, но не более четырех:

  • пишем всех адресатов
  • без слова «копия»
  • подписываем все экземпляры документа

Пример

ООО «Ромашка»

ЖСК «Василек»

Если адресатов больше четырех:

  • на каждом письме пишем только одного обобщенного адресата
  • отдельно составляем и, как правило, подписываем список для рассылки, в котором пишем сведения о каждом адресате

Пример

Руководителям организаций по списку

Как правило, список для рассылки составляем в виде таблицы, в которой пишем:

  • номер письма по порядку
  • адресат (наименование организации или фамилию, имя и отчество физического лица и почтовый адрес)
  • способ отправки письма
  • дата получения письма
  • входящий номер письма
  • фамилия, имя и отчество лица, принявшего письмо
  • при необходимости примечания

Или можно скачать образец списка для рассылки

Список для рассылки (21 downloads)

Почтовый адрес пишем так, как в реквизите «Справочные данные об организации».

 

Заголовок к тексту документа


Заголовок к тексту (обязательный реквизит, кроме бланка форматом А5) содержит краткое изложение основного смысла документа.

Размещаем:

  • отвечающим на вопрос «о чем?» (он должен начинаться с предлога «о» или «об»)
  • с прописной (заглавной) буквы
  • ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ»
  • без отступа от границы левого поля
  • без каких-либо других элементов (например, кавычек, точки в конце, слова «касательно»)

Пример

Об устранении недостатков товара по договору

 

Текст документа


Текст документа — это основная содержательная часть документа.

Мы стараемся всегда оформлять текст документа машинописным способом, потому что адресаты не разбирают почерк в рукописных текстах внимательно и до конца.

Текст документа можно оформить на одном из языков:

  • на украинском языке
  • языке национального меньшинства, если к такому меньшинству принадлежит большинство населения в вашем регионе (например, русском)
  • языке адресата или языке международного общения, если письмо адресуете зарубеж (например, английском)

Мы стараемся излагать текст документа:

  • нейтрально (без экспрессивно и эмоционально окрашенных слов)
  • точно (ясно и недвусмысленно)
  • кратко (без повторений и слов, не несущих дополнительного смысла)
  • структурировано (разделяя текст на обращение, вводную, основную и заключительную часть)
  • логично, достаточно и аргументировано
  • грамотно

Используем формы изложения:

  • от первого лица множественного числа (например, просим, направляем)
  • от первого лица единственного числа, если вы персонально или конфиденциально обращаетесь к получателю (например, предлагаю, уведомляю)
  • от третьего лица единственного числа (например, организация не возражает)

Размещаем:

  • с межстрочным интервалом 1,5 (кроме бланка форматом А5)
  • с разбивкой на разделы, подразделы, пункты (с абзаца и пронумерованные арабскими цифрами)

 

Отметка о наличии приложений


Если в документе идет речь о приложениях, отметку о наличии приложений размещаем:

  • под реквизитом «Текст документа» через 1 межстрочный интервал
  • без отступа от левого поля страницы

В отметке о наличии приложений пишем:

  • полное название приложения (кроме тех, которые упоминаются в тексте документа)
  • количество листов и экземпляров (кроме сброшюрованного приложения)

Пример

Приложение: копия жалобы в Прокуратуру г. Киева от 28.06.2017 № 1 на 5 л. в 1 экз.

Пример

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

  • номер по порядку приложения, если приложений несколько

Пример

Приложение:

  1. Акт приема-передачи оказанных услуг на 1 л. в 2 экз.
  2. Счет на оплату на 1 л. в 1 экз.
  • отметку о наличии в приложении другого приложения

Пример

Приложение: Договор поставки №1 от 01.01.2015 и приложение к нему, всего на 6 л. в 2 экз.

  • отметку, в чей адрес направляется приложение, если оно направляется не всем адресатам

Пример

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

  • отметку о наличии приложения согласно описи, если приложений много и они оформляются отдельной описью

Пример

Приложение: согласно описи на 100 л.

 

Подпись


Подпись (обязательный реквизит) свидетельствует об ответственности лица о содержании документа и придает документу юридическую силу.

Подпись включает:

  • название должности
  • личную подпись
  • инициалы и фамилию

Подпись размещаем:

  • без отступа от границы левого поля
  • одна под одной в соответствии с подчиненностью должностных лиц (если письмо подписывают несколько лиц разных должностей) или на одном уровне (если письмо подписывают несколько лиц одинаковых должностей)

Должность пишем:

  • сокращенно, если документ на бланке письма (например, директор, председатель правления)
  • полностью, если не на бланке письма (например, директор ООО «Ромашка», председатель правления ЖСК «Василек»)

Если письмо подписывается исполняющим обязанности лица, указанного в письме:

  • от руки вносятся исправления должности (например, исполняющий обязанности, заместитель) и инициалов и фамилии
  • без каких-либо других элементов (например, предлога «за», правонаклонной черты)

Инициалы и фамилию размещаем:

  • под реквизитом «Текст документа» или «Отметка о наличии приложений»
  • с отступом от границы левого поля 125 мм
  • на уровне последней строчки названия должности

Бланк готов!

Нашли ошибку? Помогите исправить! Выделите и нажмите Ctrl+Enter.

Leave a Comment

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.