Как оформить фирменный бланк организации

Славна была Сечь Запорожская и волей, и войском, и писарями-дипломатами, а уж как те писаря от Сечи грамоты оформляли… Фирменные!

Всё строго – пункт за пунктом.

  1. Эмблема фирмы – казак с мушкетом — здесь и услуги, и качество.
  2. Кода своего не указывали, поскольку не имели — казаками были не реестровые коронные, а вольные низовые.
  3. Название – Славное Войско Запорожское, лицо особое юридическое.
  4. Адрес – Сечь, телефон (+380), электронная почта и сайт — запорожцы всё новое всегда первыми перенимали – и пушку, и картошку, и горилку, и табак, и интернет.
  5. Дата написания – календаря вашего не ведаем, месяц – на небе, день – что и у вас.
  6. Нумер, латинским словом индекс прозываемый, дабы найти можно было, на какой лист иноземный отписано.
  7. Получатель – султан турецкий, хан крымский, король польский, царь московский, и прочая.
  8. Краткий свод-заголовок – об чём да почему.
  9. Основной текст на языках всяких: королю польскому – на латыни, ибо Европа, хану крымскому – на крымско-татарском, ибо респект, царю московскому – московською мовою, ибо иначе не уразумеет, султану турецкому – українською, ибо и так понятно, растолкует или поостережется.
  10. Прилагались, бывало, листы дополнительные – чего и сколько запорожцы хотят, за что лаются.
  11. Подпись: Князь Сарматский – Гетман Украинский и Славное Войско Запорожское.
  12. И печать – картечью.

И такое тщательное оформление деловой переписки приносило запорожцам свои плоды – слава о них гремела.

Изображение эмблемы организации или знака для товаров и услуг


Эмблема организации позволяет отличить организацию, а знак для товаров и услуг (торговый знак, торговая марка) позволяет отличить товары или услуги одних лиц от однородных товаров или услуг других лиц.

Размещаем:

  • в случае регистрации
  • при отсутствии Государственного герба
  • слева или сверху наименования организации
  • если сверху, то на продольном бланке по центру верхнего поля страницы, а на угловом — над серединой реквизита «Наименование организации»

 

Код организации


Код организации служит для минимизации ошибок при передачи наименования организации.

Размещаем:

  • согласно данным Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины
  • после реквизита «Справочные данные об организации»

 

Наименование организации


Полное наименование организации (обязательный реквизит) включает:

  • организационно-правовую форму и название организации согласно уставу (для юридических лиц)
  • фамилию, имя и отчество (для физических лиц-предпринимателей)

Полное наименование размещаем:

  • центрированным или флаговым способом
  • прописными (заглавными) буквами
  • отдельной строкой

Сокращенное наименование размещаем при желании:

  • ниже полного наименования
  • центрированным или флаговым способом
  • как правило, в скобках

Организационно-правовая форма и название пишется согласно уставу, то есть либо оба полностью, либо оба сокращенно.

То есть неверно организационно-правовая форма сокращенно и название полностью, или, наоборот, организационно-правовая форма полностью и название сокращенно.

Примеры

 

Справочные данные об организации


Могут включать:

  • почтовый адрес
  • номера телефонов, факсов
  • номера счетов в банке
  • электронный почтовый адрес
  • веб-адрес страницы организации и т. д.

Почтовый адрес указывается в последовательности:

  • наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры
  • наименование населенного пункта, района, области
  • почтовый индекс
  • страна

Номер телефона указывается в международном формате, как правило, в последовательности (нормативов нет):

  • + (способ выхода на международную линию)
  • международный телефонный код страны (код Украины — 380)
  • пробел
  • код региона или мобильного оператора
  • пробел
  • абонентский номер
Примеры

Законы

 

Дата документа


Дата документа (обязательный реквизит) представляет дату его подписания или регистрации и служит для придания документу юридической силы.

Размещаем:

  • ниже наименования организации
  • центрированным или флаговым способом
  • ниже реквизита «Справочные данные об организации»
  • без отступа от границы левого поля
  • машинописным способом или от руки
  • в один ряд через точку
  • в последовательности: число, месяц, год или год, месяц, число (число и месяц парой арабских цифр, год — четырьмя арабскими цифрами)
  • с дополнением нуля перед числом или месяцем, если он содержит одну цифру
  • без слова «год» и его сокращенной формы «г.»
Примеры

 

Регистрационный индекс документа


Регистрационный индекс документа (обязательный реквизит) представляет порядковый номер, который можно дополнить другими элементами  (например, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте или исполнителе).

Как правило, размещаем рядом с реквизитом «Дата документа».

 

Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ


Указывается только в ответных документах, чтобы не упоминать в тексте документа о регистрационном индексе и дате поступившего документа.

Как правило, размещаем ниже реквизита «Регистрационный индекс документа».

 

Адресат


Адресат — это получатель документа, который состоит из адресата и почтового адреса.

Адресатом может быть:

  • организация
  • руководитель организации
  • структурное подразделение организации
  • другое должностное лицо организации
  • физическое лицо

В случае адресации документа организации, мы всегда указываем только организацию или ее руководителя, и никогда не указываем структурное подразделение или другое должностное лицо, так как они часто уклоняются от ответа по существу, ссылаясь якобы на отсутствие полномочий.

Адресат размещаем:

  • с отступом от границы левого поля 92 мм (в правом верхнем углу бланка письма)
  • с 1,5 межстрочным интервалом между составляющими частями реквизита (между адресатом и почтовым адресом)

Как указывается адресат

Если адресат организация, пишем наименование организации в именительном падеже.

Примеры

Если адресат руководитель организации, пишем в дательном падеже:

  • наименование должности руководителя, в состав которой входит наименование организации
  • фамилию и инициалы руководителя
Примеры

Если адресат структурное подразделение организации, пишем в именительном падеже:

  • наименование организации
  • наименование структурного подразделения
Примеры

Если адресат другое должностное лицо организации, пишем:

  • наименование организации в именительном падеже
  • наименование должности должностного лица в дательном падеже
  • фамилию и инициалы должностного лица в дательном падеже
Примеры

Если адресатом является физическое лицо, указать полностью фамилия, имя и отчество в именительном падеже.

Примеры

В случае адресации письма физическому лицу, мы всегда указываем его полное имя и отчество, а не инициалы, так как по одному почтовому адресу могут находиться несколько лиц с одинаковыми фамилиями и инициалами, которые смогут в дальнейшем оспорить получение письма.

Если адресатов несколько

Если адресатов несколько, но не более четырех:

  • пишем всех адресатов
  • без слова «копия»
  • подписываем все экземпляры документа
Примеры

Если адресатов больше четырех:

  • на каждом письме пишем только одного обобщенного адресата
  • отдельно составляем и, как правило, подписываем список для рассылки, в котором пишем сведения о каждом адресате
Примеры

Как правило, список для рассылки составляем в виде таблицы, в которой пишем:

  • номер письма по порядку
  • адресат (наименование организации или фамилию, имя и отчество физического лица и почтовый адрес)
  • способ отправки письма
  • дата получения письма
  • входящий номер письма
  • фамилия, имя и отчество лица, принявшего письмо
  • при необходимости примечания

Или можно скачать образец списка для рассылки

Список для рассылки (23 downloads)

Почтовый адрес пишем так, как в реквизите «Справочные данные об организации».

 

Заголовок к тексту документа


Заголовок к тексту (обязательный реквизит, кроме бланка форматом А5) содержит краткое изложение основного смысла документа.

Размещаем:

  • отвечающим на вопрос «о чем?» (он должен начинаться с предлога «о» или «об»)
  • с прописной (заглавной) буквы
  • ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ»
  • без отступа от границы левого поля
  • без каких-либо других элементов (например, кавычек, точки в конце, слова «касательно»)
Примеры

 

Текст документа


Текст документа — это основная содержательная часть документа.

Почти всегда мы оформляем текст документа машинописным способом, потому что обычно адресаты не разбирают почерк в рукописных текстах внимательно и до конца.

Текст документа можно оформить на одном из языков:

  • на украинском языке
  • языке национального меньшинства, если к такому меньшинству принадлежит большинство населения в вашем регионе (например, русском)
  • языке адресата или языке международного общения, если письмо адресуете зарубеж (например, английском)

Мы стараемся излагать текст документа:

  • нейтрально (без экспрессивно и эмоционально окрашенных слов)
  • точно (ясно и недвусмысленно)
  • кратко (без повторений и слов, не несущих дополнительного смысла)
  • структурировано (разделяя текст на обращение, вводную, основную и заключительную часть)
  • логично, достаточно и аргументировано
  • грамотно

Используем формы изложения:

  • от первого лица множественного числа (например, просим, направляем)
  • от первого лица единственного числа, если вы персонально или конфиденциально обращаетесь к получателю (например, предлагаю, уведомляю)
  • от третьего лица единственного числа (например, организация не возражает)

Размещаем:

  • с межстрочным интервалом 1,5 (кроме бланка форматом А5)
  • с разбивкой на разделы, подразделы, пункты (с абзаца и пронумерованные арабскими цифрами)

 

Отметка о наличии приложений


Если в документе идет речь о приложениях, отметку о наличии приложений размещаем:

  • под реквизитом «Текст документа» через 1 межстрочный интервал
  • без отступа от левого поля страницы

В отметке о наличии приложений пишем:

  • полное название приложения (кроме тех, которые упоминаются в тексте документа)
  • количество листов и экземпляров (кроме сброшюрованного приложения)
Примеры
  • номер по порядку приложения, если приложений несколько
Примеры
  • отметку о наличии в приложении другого приложения
Примеры
  • отметку, в чей адрес направляется приложение, если оно направляется не всем адресатам
Примеры
  • отметку о наличии приложения согласно описи, если приложений много и они оформляются отдельной описью
Примеры

 

Подпись


Подпись (обязательный реквизит) свидетельствует об ответственности лица о содержании документа и придает документу юридическую силу.

Подпись включает:

  • название должности
  • личную подпись
  • инициалы и фамилию

Подпись размещаем:

  • без отступа от границы левого поля
  • одна под одной в соответствии с подчиненностью должностных лиц (если письмо подписывают несколько лиц разных должностей) или на одном уровне (если письмо подписывают несколько лиц одинаковых должностей)

Должность пишем:

  • сокращенно, если документ на бланке письма (например, директор, председатель правления)
  • полностью, если не на бланке письма (например, директор ООО «Ромашка», председатель правления ЖСК «Василек»)

Если письмо подписывается исполняющим обязанности лица, указанного в письме:

  • от руки вносятся исправления должности (например, исполняющий обязанности, заместитель) и инициалов и фамилии
  • без каких-либо других элементов (например, предлога «за», правонаклонной черты)

Инициалы и фамилию размещаем:

  • под реквизитом «Текст документа» или «Отметка о наличии приложений»
  • с отступом от границы левого поля 125 мм
  • на уровне последней строчки названия должности

Нашли ошибку? Помогите исправить! Выделите и нажмите Ctrl+Enter.

Leave a Comment

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.