На чем написать письмо, или где взять фирменный бланк организации

Задумали два товарища частным извозом заняться: один дело будет вести, другой — дела бумажные.

Начали бланки фирменные сочинять для бумаг официальных и сразу заспорили, первому одинаково, что на какой документ шлёпать, другой на своем стоит, что каждому документу – свои правила.

— Приказы и распоряжения на общих бланках пишутся: о чём приказ, кто приказал да кто исполнил, а письма гарантийные и благодарственные — на совсем других бланках: получателям важны реквизиты банковские, адреса электронные, телефоны.

— Письма – наша визитка, вывеска, давай по краям рекламу цветную впишем, отдельно не будем тратиться.

— А вот цвета сюда не тащи, белые они должны быть, в размерах строгие, у нас принтер черно-белый.

Зачем нужен бланк письма


1. Фирменный стиль

Фирменный бланк организации или предпринимателя демонстрирует их фирменный стиль, а фирменный стиль нужен для формирования благоприятного имиджа и повышения эффективности рекламных контактов с потребителями.

Деловое письмо — это всегда визитка организации или предпринимателя, особенно на этапе становления бизнеса, когда расходы на рекламу очень ограничены, зато приходится высылать много писем (например, сопроводительных, гарантийных, рекламных, благодарственных).

Многие бланки, даже разработанные дизайнерами, не соответствуют юридическим требованиям, возможно, из-за гонки за уникальным дизайном или незнания делопроизводства (например, наименование организации не соответствует уставу, ошибки в написании почтового адреса).

Да и авторы писем часто не знают, как правильно пользоваться бланком (например, постоянные реквизиты используются не только на первой странице, подпись ставится без инициалов и фамилии).

2. Профессиональный уровень

Бланк письма показывает профессиональный уровень подписанта и его юридической поддержки.

Мы всегда пишем письма клиентов на фирменном бланке, не откладывая «на потом» формирование их образа у потребителей и партнеров.

Часто мы советуем клиентам не спешить исполнять претензии к ним, если они изложены на неграмотном бланке, рассчитывая на отсутствие у отправителя грамотной юридической поддержки.  

 

Что такое бланк письма


Бланк документа — это лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора.

Основные виды бланков:

  • общий бланк (на нем создаются все документы, кроме писем)
  • бланк письма (на нем создаются только письма)

Различить бланк письма и общий бланк просто, ведь они содержат взаимоисключающие реквизиты:

  • на бланке письма отсутствует реквизит «Название вида документа» и присутствует — «Справочные данные об организации»
  • на общем бланке, наоборот, присутствует реквизит «Название вида документа» и отсутствует — «Справочные данные об организации»

То есть на общем бланке указывается название вида документа, чтобы исполнитель сразу понял, что это за документ (например, приказ, протокол, доверенность), но не указываются справочные данные об организации, ведь документ по умолчанию хранится в организации и никому не отправляется.

И наоборот, на бланке письма указываются справочные данные об организации, чтобы получатель сразу понял, кто отправитель, зато не указывается название вида документа, ведь оно всегда одно и то же.

Мы сразу создаем 2 бланка: бланк письма для писем и общий бланк для других документов — сразу пригодятся оба.

 

Как сделать самому бланк письма


Чтобы сделать простой грамотный бланк письма:

  1. Прочитать правила оформления бланка в этой и следующей статье.
  2. Создать обычный новый документ Microsoft Word (формат DOC).
  3. Открыть вкладку «Работа с колонтитулами», дважды щелкнув вверху страницы (в области верхнего колонтитула).
  4. Поставить галочку на пункте «Особый колонтитул для первой страницы».
  5. При желании выбрать подходящий макет верхнего колонтитула, нажав на кнопку «Верхний колонтитул» на вкладке «Конструктор», или создать свой макет верхнего колонтитула с нуля.
  6. Настроить поля на лицевой и, при необходимости, оборотной стороне листа.
  7. Настроить нумерацию, начиная со 2-й страницы.
  8. Внести реквизиты организации в верхний колонтитул и в сам документ.

Подробнее о настройках колонтитулов, полей и нумерации.

Или можно скачать образец подходящего бланка письма

В него всегда можно внести изменения (например, исправить ошибки, изменить логотип).

Мы единожды тратим немного времени на создание бланка письма, и он верно служит клиентам до формирования собственного фирменного стиля.

Мы не делаем цветные бланки, так как все документы печатаются на черно-белом принтере.

 

Что такое реквизиты


Реквизит — это элемент оформления документа.

В основном реквизиты оформляются согласно стандарта, а те, которые в нем не предусмотрены, — согласно обычаям делового оборота (об этом будет указываться отдельно).

Бланк письма содержит реквизиты:

  • Изображение эмблемы организации или знака для товаров и услуг
  • Код организации
  • Наименование организации (обязательно)
  • Справочные данные об организации
  • Дата документа (обязательно)
  • Регистрационный индекс документа (обязательно)
  • Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ
  • Адресат
  • Заголовок к тексту (обязательно)
  • Текст документа» (обязательно)
  • Отметка о наличии приложений
  • Подпись (обязательно)
  • Оттиск печати

Законы

 

Общие требования к бланку письма


Формат бумаги

Используем бумагу белого цвета форматом А4 (210 х 297 мм).

Чтобы экономить бумагу, можно использовать:

  • бумагу форматом А5 (148 х 210 мм) для очень кратких писем
  • оборотную сторону листа для многостраничных писем

Поля

Настраиваем поля на лицевой стороне листа:

  • 30 мм – левое
  • 10 мм – правое
  • 20 мм – верхнее и нижнее

И на оборотной стороне листа, если она используется, наоборот по сравнению с лицевой стороной (10 мм — левое и 30 мм — правое).

Постоянные реквизиты

Постоянные реквизиты можно разместить одним из способов:

  • вдоль верхней части страницы (такой бланк называется продольным) или
  • в левом верхнем углу страницы (такой бланк называется угловым)

Реквизиты «Наименование организации» и «Справочные данные об организации», ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа», «Регистрационный индекс документа» и «Заголовок к тексту документа» можно разместить одним из способов:

  • начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита (такой способ называется центрированным) или
  • каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита (такой способ называется флаговым)

Настраиваем межстрочные интервалы:

  • 1 — между строками многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст документа» на бланке формата А4)
  • 1 — между реквизитами «Текст документ» и «Отметка о наличии приложений»
  • 1,5 — между строками реквизита «Текст документа» на бланке формата А4
  • 1,5-2 — между составными частями реквизита «Адресат»
  • 1,5-3 — между реквизитами (кроме реквизитов «Справочные данные об организации» и «Код организации»)

То есть увеличенный интервал указывается:

  • между разными реквизитами (исключение между справочными данными и кодом организации, ведь код фактически является одним из справочных данных)
  • между собственно адресатом и его почтовым адресом, чтобы текст не сливался
  • в самом тексте документа для удобства его чтения.

Нумерация

Настраиваем нумерацию второй и следующих страниц:

  • по центру верхнего поля страницы
  • арабской цифрой
  • без каких-либо других элементов (например, точки, тире с двух сторон, слова «страница» и сокращенной формы «с.» и «стр.», общего количества страниц)
  • на обеих сторонах листа, если используется оборотная сторона листа

Нашли ошибку? Помогите исправить! Выделите и нажмите Ctrl+Enter.

Leave a Comment

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.