Как хранить электронные документы

Бывало, умается Полкан на службе: служивому амуницию справить, в казан мясца положить, плату выдать, а столько грамот перечесть-переписать – что у купцов взял, почём да какого сорта, что и сколько полковникам да сотникам передал.

Скопилось бумаг видимо-невидимо, сжечь не моги – срок не вышел, а держать негде, и боязно – воровства много.

Сперва воевода все бумаги в сундуке под замком скрыл и ключника к нему приставил: но то замок заклинит – мастерового полдня жди, то соседский терем горит – молись, чтоб огонь до бумаг не добрался, а то полаялся с ключником и прогнал.

Сунулся к банкиру Вексельбергу на хранение сундук сдать – тот цену заломил.

Так и мучился, пока не сошёлся с приказчиком заморской почты, через него воевода книги заграничные да письма получал.

– Помогу такой горь, вы постоянен клиент есть и почтов адрес иметь, к нему облак-шкаф приложен – на самый сундук, за ещё — плата мало копейки, и хоть сквозь ночь инспекций – всё будет гут, как на облак.

Снес Полкан все папки в облак-шкаф, по ранжиру разложил и не нарадуется: договоры, закладные, купчие — тут тебе ряд на сукно, тут на горох с говядиной, тут на сбрую конскую, особым порядком указы царёвы для памяти, чтоб дело воеводское по закону справлять.

Ещё к одному шкафу приглядывается, для Василя – сынок тоже бумагами кругом себя оброс.

Что такое электронный документ


1. Официальное понимание термина

Официально под электронным документом понимается вид электронной информации, позволяющий идентифицировать ее автора посредством электронной цифровой подписи (например, платежное поручение о перечислении денежных средств через систему «Клиент-банк», налоговая отчетность, поданная в электронной форме).

Юридическая сила

Такие электронные документы имеют юридическую силу, как и бумажные оригиналы.

2. Бытовое понимание термина

На бытовом уровне электронный документ понимается шире:

  • изготовленные с помощью сканера либо другого устройства электронные копии бумажных документов (например, файлы в формате JPG, PDF)
  • файлы в форматах, допускающих редактирование (например, Word, Excel), которые не содержат подписей, однако используются на этапе подготовки и согласования
  • переписка по электронной почте
  • документы и информация на официальных сайтах (например, нормативно-правовые акты госорганов, индивидуальные налоговые консультации, судебные решения, информационные справки или выдержки из госреестров [витяги. — укр.])

Юридическая сила

Файлы в редактируемых форматах не содержат подпись, поэтому не имеют юридическую силу.

Электронная переписка и скан-копии бумажных документов имеют юридическую силу и принимаются в качестве доказательств в суде только в том случае, если об этом стороны договорились в договоре.

Информационные справки и выдержки из госреестров, полученные электронным путем, могут быть распечатаны в любом количестве, имеют юридическую силу и могут быть проверены по коду доступа, который на них указывается.

Законы

 

Зачем и сколько хранить электронные документы


1. Электронные документы, имеющие силу оригинала

Такие электронные документы нужно хранить в течение указанных в законе сроков, поскольку они могут:

  • запрашиваться контролирующими или правоохранительными органами
  • понадобиться владельцу документов для защиты своих прав в досудебном или судебном споре

Сроки хранения

Хранятся столько же, сколько и соответствующие виды бумажных документов. Об этом в отдельной статье.

Ответственность за соблюдение правил хранения документов в компании несет руководитель.

Однако внутри компании должностными инструкциями рекомендуется возложить на определенных сотрудников ответственность за документооборот по направлениям (например, главный бухгалтер отвечает за первичные бухгалтерские документы, начальник юридического отдела или юрист — за договоры, секретарь — за входящую и исходящую корреспонденцию, инспектор по кадрам – за кадровые документы).

2. Электронные документы, не имеющие силу оригинала

Такие электронные документы рекомендуется хранить для удобства, поскольку они могут использоваться:

  • в качестве шаблона при проведении аналогичных хозяйственных операций или принятии организационно-распорядительных решений
  • для быстрого доступа к информации при наличии логической системы собственного архива (например, по тематике, в разрезе контрагентов, по периодам)
  • для быстрого предоставления копий (например, руководству, контрагентам, в суд)
  • для восстановления бумажных оригиналов (например, в случае утраты во время стихийных бедствий, изъятия правоохранительными органами без предоставления возможности сделать копии, кражи недобросовестными сотрудниками)
  • для контроля над получением и использованием документов сотрудниками (например, путем отправления для ознакомления по электронной почте)
  • для ограничения доступа к документам определенных сотрудников (например, когда бумажные документы в офисе не хранятся, а доступ к электронным документам ограничен)

Сроки хранения

Период их хранения каждая компания определяет для себя сама, однако спешить с их уничтожением никогда не следует.

Законы

 

Где хранить электронные документы


1. Локальное хранение

Осуществляется:

  • на собственном компьютере
  • сервере собственной компании
  • съёмном носителе

Для электронных документов, имеющих юридическую силу, нужно заранее обеспечить возможность доступа к ним для использования, а также восстановления, установления даты и времени их отправления или получения.

Недостатки:

  • утрата информации в случае сбоя в работе техники
  • кража информации при несанкционированном доступе (например, конкурентами, хакерами)
  • изъятие информации вместе с носителем, что совмещает в себе утрату и несанкционированный доступ (например, очень часто во время обысков изымается оргтехника, именно как источник информации)
  • разрастание архива и соответственно увеличение затрат на его содержание (например, место на диске, скорость архивирования файлов).

Отчасти такие риски можно уменьшить при помощи регулярного создания резервных копий и хранения их на съемных носителях.

2. В облаке

Осуществляется на серверах сторонней компании.

Облачное хранение минимизирует риски, имеющие место при локальном хранении, однако имеет свои.

Недостатки:

  • ограничение объема места для бесплатного хранения, однако для бесплатного увеличения объема можно создать несколько аккаунтов
  • возможность ознакомления сторонней компанией с конфиденциальной информацией

2.1. Google диск

Одним из наиболее известных и доступных сервисов для бесплатного облачного хранения является Google диск, поскольку для работы с ним достаточно иметь электронную почту на Gmail.

Если ее нет, нужно создать аккаунт Google, с которым откроется бесплатный доступ к почте Gmail и Google диску.

Преимущества:

  • доступ к своим файлам с любого другого устройства (компьютера, планшета или смартфона) при настройке синхронизации
  • направление получателю по электронной почте ссылки с кодом доступа к документу вместо того, чтобы пересылать сам электронный документ
  • дифференцированный доступ разным пользователям (общий доступ, права чтения, редактирования или удаления)
  • сохранность файлов и информации в случае перебоя со связью

Законы

 

Как хранить электронные документы на компьютере


Крупным или стремительно развивающимся компаниям с большим массивом документации нужна система автоматизации документооборота (другое название — система электронного документооборота, СЭД).

Таких систем существует много, они позволяют хранить электронные документы централизованно, упорядочено и с соблюдением мер информационной безопасности.

Если ее нет, систематизацию и хранение нужно организовать вручную.

Правила хранения

  • НЕ ХРАНИТЬ на рабочем столе компьютера электронные документы, а только ярлыки основных папок
  • СРАЗУ СОЗДАВАТЬ логичную и удобную систему папок, чтобы обеспечить быстрый поиск и преемственность доступа (при увольнении или временном отсутствии сотрудника)
  • РАЗМЕСТИТЬ ярлык доступа на Google диск на видном месте на рабочем столе компьютера или панели быстрого доступа
  • НАСТРОИТЬ автоматическую синхронизацию или ручное резервное копирование на Google диск или другой носитель
  • СРАЗУ СКАНИРОВАТЬ все подписанные документы и СОХРАНЯТЬ в соответствующие папки с редактируемыми форматами (например, учредительные документы, приказы, договоры, письма)
  • ЗАПИСАТЬ все пароли в блокнот
  • СРАЗУ СОЗДАТЬ и ВЕСТИ электронные реестры (например, журналы приказов, договоров).

Нашли ошибку? Помогите исправить! Выделите и нажмите Ctrl+Enter.

Leave a Comment

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.